První zaměstnanec v s.r.o.: povinnosti a JMHZ v roce 2026

Od 1. července 2026 musí být každý zaměstnanec zaregistrován ještě předtím, než začne pracovat. Firma, která přijímá svého prvního člověka, se navíc registruje jako zaměstnavatel a od roku 2026 podává Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Nestačí tedy jen podepsat pracovní smlouvu a předat údaje účetní po nástupu.

Nejdůležitější je správné pořadí: připravit pracovněprávní dokumenty a podmínky práce, registrovat zaměstnavatele, před prvním výkonem práce registrovat zaměstnance a po skončení měsíce podat JMHZ. Tento průvodce popisuje běžný pracovní poměr v české s.r.o.; dohody, agenturní zaměstnávání a zaměstnávání cizinců mají další odlišnosti.

Podrobný průběžně aktualizovaný rozbor registrací, přechodných období a měsíčního podání najdete v odborném článku Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele 2026.

Má firma opravdu prvního zaměstnance, nebo už platí jednatele?

Firma může být zaměstnavatelem pro JMHZ již před první pracovní smlouvou, pokud vyplácí odměnu jednatele nebo poskytuje jiné relevantní plnění ze závislé činnosti. Definice v §§ 2–4 zákona č. 323/2025 Sb. je širší než pracovní poměr. Od absence pracovní smlouvy proto nelze odvozovat absenci dosavadních registračních povinností.

U statutárů se zároveň podle okolností liší určení nástupu a registrační větev. Předvídatelný pracovní nástup v časové ose níže neřeší všechny situace okamžitého vzniku funkce. Odměnu jen jednou ročně, nepeněžní příjmy a měsíce bez výplaty rozebírá samostatný návod JMHZ u jednatele s.r.o. bez zaměstnanců.

Co je JMHZ a od kdy funguje

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele zavedl zákon č. 323/2025 Sb. Právní úprava je účinná od 1. ledna 2026 a provoz nového registru a hlášení začal 1. dubna 2026. JMHZ soustřeďuje údaje, které zaměstnavatelé dříve posílali v řadě samostatných formulářů ČSSZ, Finanční správě, Úřadu práce a dalším institucím.

Hlášení se podává elektronicky prostřednictvím ČSSZ za každý kalendářní měsíc, a to od 1. do 20. dne následujícího měsíce. Firma s prvním zaměstnancem tak potřebuje mzdové zpracování a přístup k elektronickému podání hned od začátku.

Od 1. dubna 2026 se zároveň samostatná registrace plátce daně z příjmů ze závislé činnosti u Finanční správy nahrazuje evidencí zaměstnavatele a zaměstnanců v systému JMHZ. Neznamená to zánik povinnosti srážet a odvádět zálohy na daň — mění se registrační a vykazovací cesta.

Časová osa prvního nástupu

Lhůty v tabulce vycházejí z oficiální implementace JMHZ platné od 1. července 2026. U zaměstnance, který není občanem ČR, se nepoužije zjednodušená česká předregistrace a navíc se kontrolují pracovněprávní a pobytové podmínky.

1. Připravte pracovní vztah a podmínky práce

Pracovní smlouva musí být písemná a obsahovat alespoň druh práce, místo výkonu práce a den nástupu. Zaměstnanec má dostat své vyhotovení. Před nástupem si firma připraví i mzdový výměr nebo mzdové ujednání, rozvrh pracovní doby, pravidla ochrany osobních údajů a podklady pro mzdovou účetní.

Ještě před přidělením práce vyhodnoťte rizika pracoviště a zajistěte školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochrany v rozsahu odpovídajícím konkrétní práci. Vstupní pracovnělékařská prohlídka není ve všech případech automaticky povinná; rozhoduje druh pracovního vztahu, kategorie práce, věk a zvláštní předpisy. Firma ji proto musí vyhodnotit podle konkrétní pozice, ne plošně vynechat ani plošně objednávat bez kontroly.

Od zaměstnance si vyžádejte zejména identifikační údaje, číslo účtu, údaj o zdravotní pojišťovně, podklady pro daň a informace nutné pro registraci. Sbírejte jen údaje, pro které máte pracovněprávní nebo zákonný důvod.

2. Zaregistrujte s.r.o. jako zaměstnavatele

Firma, která dosud nikoho nezaměstnávala, se přihlašuje do evidence zaměstnavatelů JMHZ nejdříve 15 dnů a nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance. Registraci neodkládejte na den nástupu — na rozdíl od registrace zaměstnance má vlastní předstihovou lhůtu.

U firem, které zaměstnávaly už před spuštěním JMHZ, platila přechodná pravidla a doplnění údajů. Pro nového zaměstnavatele od července 2026 je rozhodující aktuální registrace prostřednictvím ČSSZ.

3. Zaregistrujte zaměstnance před první prací

Od 1. července 2026 musí být každý zaměstnanec zaregistrován nejpozději před okamžikem, kdy začne vykonávat práci. Nestačí registraci odeslat na konci prvního dne.

Český občan: plná registrace nebo PREZEC

Má-li zaměstnavatel všechny potřebné údaje, odešle plnou registraci zaměstnance (REGZEC) nejdříve osm dnů před očekávaným nástupem a nejpozději před začátkem práce.

Pokud některé údaje chybějí, lze u občana České republiky použít předregistraci PREZEC. Podává se nejdříve osm dnů před nástupem a nejpozději v den nástupu před zahájením práce. Po skutečném nástupu musí zaměstnavatel registraci dokončit do osmi dnů.

PREZEC není způsob, jak obejít povinnost mít pracovní smlouvu nebo ověřit totožnost zaměstnance. Je to nouzovější registrační cesta pro situaci, kdy před nástupem nejsou k dispozici všechny údaje pro plný formulář.

Zaměstnanec bez českého občanství

U zaměstnance, který není občanem ČR, se český PREZEC nepoužije. Zaměstnavatel musí provést plnou registraci nejdříve osm dnů před nástupem a nejpozději před začátkem práce. Od dubna 2026 se informační povinnost o nástupu cizince plní prostřednictvím REGZEC, nikoli až měsíčním JMHZ ani starými informačními kartami. Samostatně ověřte oprávnění k pobytu a práci podle státní příslušnosti a typu pobytu.

To je důležité i u člověka, který má volný přístup na český trh práce: volný přístup neznamená, že se registrace může udělat až po nástupu.

4. Ohlaste zaměstnance zdravotní pojišťovně

U běžného pracovního poměru oznamuje zaměstnavatel nástup zaměstnance jeho zdravotní pojišťovně nejpozději do osmi dnů. Zaměstnanec proto musí v den nástupu sdělit, u které české zdravotní pojišťovny je pojištěn. Zvláštní lhůta se používá u osob pracujících pouze na DPP nebo DPČ; tento průvodce řeší standardní pracovní poměr.

Zaměstnavatel odvádí pojistné a posílá pojišťovně předepsané měsíční přehledy. JMHZ zatím neznamená, že lze ignorovat procesy zdravotních pojišťoven.

5. Nastavte mzdy, odvody a pravidelné hlášení

Každý měsíc firma potřebuje správně zpracovat hrubou mzdu, náhrady, daň a pojistné, vystavit zaměstnanci výplatní doklad a odeslat příslušné platby. JMHZ se podává od 1. do 20. dne následujícího měsíce, i když se některé údaje následně opravují.

Náklad zaměstnavatele není jen hrubá mzda. Připočítává se pojistné hrazené firmou, placená dovolená, náhrady, pracovnělékařské služby, BOZP, vybavení a náklady na mzdové zpracování. Obecný přehled provozních výdajů najdete v článku náklady na provoz s.r.o..

Připravte se i na první pracovní úraz

Ještě před nástupem určete, kdo vede knihu úrazů a kdo za firmu obsluhuje Portál inspekce práce. Jednatel se přihlásí svou Identitou občana; externího specialistu BOZP může na portálu pověřit, předávání vlastního přihlášení není potřeba. Za splnění povinností zaměstnavatele dál odpovídá firma.

Po úrazu nejprve zajistěte pomoc a bezpečnost pracoviště, zjistěte okolnosti a proveďte zápis do knihy úrazů. Pro úraz vzniklý v roce 2026 rozhodněte také o podání úřadu:

• Čtyřdenní pracovní neschopnost bez závažného či smrtelného následku: záznam přes portál nejpozději do 15 pracovních dnů ode dne, kdy se firma o úrazu dozvěděla; příslušnému OIP nebo báňskému úřadu se neprovádí bezodkladné ohlášení.
• Závažný nebo smrtelný úraz: ohlášení přes portál bez zbytečného odkladu a následně záznam v uvedené patnáctidenní lhůtě. Závažnost zahrnuje hospitalizaci delší než pět po sobě jdoucích kalendářních dnů, i když lze takovou délku předpokládat; u báňských činností existují i další případy.
• Neschopnost nejvýše tři kalendářní dny nebo žádná: zůstává zápis do knihy, záznam podle NV č. 322/2025 Sb. se nezasílá.

Podepsaný záznam uchovávejte deset let a ověřte také povinnosti vůči ostatním zákonným příjemcům. Podrobnosti rozlišuje postup hlášení pracovního úrazu. JMHZ tuto agendu nenahrazuje.

Checklist před prvním pracovním dnem

• Písemná pracovní smlouva se dnem nástupu, druhem a místem práce.
• Nastavená mzda, pracovní doba, dovolená a předávání výplatních podkladů.
• Vyhodnocené pracovnělékařské prohlídky podle konkrétní pozice.
• Připravené BOZP/PO, hodnocení rizik a potřebné pracovní vybavení.
• S.r.o. přihlášená do evidence zaměstnavatelů JMHZ nejdříve 15 dnů a nejpozději 2 pracovní dny před nástupem.
• Zaměstnanec plně registrovaný, případně u českého občana předregistrovaný, před začátkem práce.
• U cizince ověřené oprávnění k pobytu a práci a splněné zvláštní informační povinnosti.
• Zjištěná zdravotní pojišťovna zaměstnance a připravené oznámení nástupu.
• Nastavená mzdová agenda, elektronické podání JMHZ a kalendář termínů.

Podmíněná větev: riziková práce ve třetí kategorii

Od 1. ledna 2026 může zaměstnavateli vzniknout povinnost odvádět za zaměstnance příspěvek ve výši 4 % z vyměřovacího základu na zaměstnancem určené penzijní připojištění nebo doplňkové penzijní spoření. Na DIP, životní pojištění ani jiný finanční produkt tento povinný příspěvek platit nelze. Není to povinnost pro každého zaměstnance ani pro každou práci ve třetí kategorii.

Větev se otevře jen tehdy, když současně:

1. zaměstnanec vykonává práci zařazenou do třetí kategorie pro zákonem vymezený rizikový faktor,
2. v daném měsíci odpracuje alespoň tři směny rizikové práce; u směny kratší či delší než osm hodin se každá započatá hodina počítá jako jedna osmina směny,
3. zaměstnanec zaměstnavateli oznámí, že právo uplatňuje, a sdělí údaje potřebné k platbě. Zaměstnavatel ho musí o tomto právu a způsobu uplatnění předem písemně informovat; povinnost příspěvku se uplatní od následujícího kalendářního měsíce po oznámení při splnění podmínek.

Zaměstnavatel má proto u každé pozice znát kategorizaci práce, evidovat kvalifikující směny a mít proces pro žádost zaměstnance i změnu produktu. Bez žádosti zaměstnance se příspěvek automaticky nespustí. Přesný okruh rizikových faktorů a vyměřovací základ ověřte podle zákona č. 324/2025 Sb. a mzdových podkladů.

Časté chyby

• Registrace až po první směně. Od 1. července 2026 musí být zaměstnanec evidován před začátkem práce.
• Záměna registrace firmy a člověka. Zaměstnavatel se registruje nejdříve 15 dnů a nejpozději 2 pracovní dny před prvním nástupem; zaměstnanec nejpozději před výkonem práce.
• PREZEC u cizince. Zjednodušená předregistrace je určená jen pro české občany.
• Představa, že JMHZ ruší zdravotní pojišťovny. Oznámení a odvody zdravotního pojištění se dál řeší podle jejich pravidel.
• Univerzální přístup k lékařské prohlídce. Povinnost se posuzuje podle konkrétní práce a pracovníka.
• První mzda bez připravené mzdové agendy. Firma musí odvést daň a pojistné a podat měsíční hlášení ve lhůtě.
• Přehlédnutí rizikové práce. U kvalifikující práce ve třetí kategorii je nutné evidovat směny a reagovat na žádost zaměstnance o povinný 4% příspěvek.

FAQ

Může za s.r.o. poslat záznam pracovního úrazu externí odborník BOZP?

Ano, statutární zástupce ho může na Portálu inspekce práce pověřit jako další fyzickou osobu. Odborník se přihlašuje vlastní identitou. Firma musí zajistit správné rozlišení ohlášení a záznamu, lhůty i další povinné příjemce; odpovědnost zaměstnavatele pověřením nezaniká.

Kdy musím prvního zaměstnance přihlásit?

Od 1. července 2026 nejpozději před okamžikem, kdy začne pracovat. Plnou registraci lze podat nejdříve osm dnů před očekávaným nástupem. U českého občana lze při chybějících údajích použít PREZEC a registraci dokončit do osmi dnů po skutečném nástupu.

Kdy se registruje samotná s.r.o. jako zaměstnavatel?

Nový zaměstnavatel se do evidence JMHZ přihlásí nejdříve 15 dnů a nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance. Tato lhůta se liší od registrace konkrétního zaměstnance.

Co je PREZEC?

PREZEC je předregistrace zaměstnance pro případ, kdy zaměstnavatel před nástupem nemá všechny údaje pro plný formulář. Lze ji podat jen u občana ČR, nejdříve osm dnů před nástupem a nejpozději před zahájením práce. Po nástupu se registrace dokončí do osmi dnů.

Do kdy se podává JMHZ?

Za každý kalendářní měsíc od 1. do 20. dne následujícího měsíce, elektronicky prostřednictvím ČSSZ. První zaměstnanec proto znamená pravidelnou měsíční vykazovací povinnost, nejen jednorázovou registraci.

Nahradilo JMHZ hlášení zdravotní pojišťovně?

Ne. U běžného pracovního poměru zaměstnavatel dál oznamuje nástup příslušné zdravotní pojišťovně do osmi dnů a plní vůči ní měsíční odvodové a vykazovací povinnosti.

Musí mít každý nový zaměstnanec vstupní lékařskou prohlídku?

Ne automaticky ve všech situacích. Povinnost závisí na pracovním vztahu, kategorii a rizikovosti práce, věku a zvláštních předpisech. Zaměstnavatel ji musí před nástupem vyhodnotit pro konkrétní pozici.